Att gå från att vara ensamföretagare till att bli arbetsgivare är ett av de större stegen i ett företags utveckling. Det handlar inte bara om att hitta rätt person för jobbet, utan om att för första gången ta ansvar för någon annans anställning, lön och arbetsmiljö. Många av de misstag som görs i detta skede beror på bristande erfarenhet snarare än ovilja att göra rätt, men konsekvenserna kan ändå bli kostsamma och tidskrävande att reda ut.
Den här artikeln går igenom några av de vanligaste fallgroparna vid en första anställning och vad som kan göras för att undvika dem.
Otydlig beskrivning av rollen
Ett vanligt problem är att arbetsgivaren inte har tänkt igenom exakt vad den nya medarbetaren ska göra. När verksamheten tidigare har skötts av en enda person tenderar arbetsuppgifterna att vara utspridda och löst definierade. Det gör det svårt att formulera en tydlig annons, och det blir ännu svårare för den nyanställda att veta vad som förväntas.
Innan rekryteringen påbörjas är det värt att skriva ner vilka uppgifter som ska ingå i tjänsten, vilket ansvar som följer med och vilka mål som ska uppnås under de första månaderna. Detta underlättar både urvalet av kandidater och introduktionen när personen väl är på plats.
Bristande koll på arbetsgivaransvaret
Att anställa någon innebär ett antal skyldigheter som lätt underskattas. Det handlar om kollektivavtal eller avtalsliknande villkor, försäkringar, pensionsavsättningar, arbetsmiljöansvar och rutiner kring sjukfrånvaro. Många nya arbetsgivare upptäcker dessa krav först efter att anställningen har inletts, vilket kan leda till stress och i vissa fall felaktiga beslut.
Ett vanligt misstag är att blanda ihop reglerna för anställda med de som gäller för konsulter eller enskilda firmor. Den som är van vid att fakturera för eget arbete möter en annan uppsättning regler när en anställning ska tecknas, bland annat gällande uppsägningstid, semester och arbetsgivaravgifter. Att i förväg sätta sig in i vad som gäller, eller ta hjälp av en redovisningskonsult, minskar risken för missar som blir dyra att rätta till i efterhand.
Felaktig budgetering av kostnaden
Många underskattar vad en anställning faktiskt kostar. Lönen är bara en del av summan. Utöver den tillkommer arbetsgivaravgifter, semesterersättning, eventuell tjänstepension, försäkringar och kostnader för utrustning eller arbetsplats. Sammantaget landar den totala kostnaden ofta betydligt högre än den nominella lönen.
Om budgeten är för snävt tilltagen finns risk att företaget hamnar i en situation där det blir svårt att betala ut lön i tid, särskilt under perioder med svängningar i intäkterna. Att räkna på den fulla kostnaden, inklusive en marginal för oförutsedda utgifter, ger en mer realistisk bild av vad anställningen innebär för verksamhetens ekonomi.
Att anställa för snabbt eller av fel skäl
Ett annat vanligt misstag är att anställa någon enbart för att avlasta en tillfällig arbetstopp, utan att fundera på om behovet är långsiktigt. Om arbetsbelastningen sjunker efter en tid kan det uppstå en situation där arbetsgivaren har en anställd utan tillräckligt med arbetsuppgifter, vilket varken gynnar företaget eller medarbetaren.
Det förekommer också att rekryteringen sker under tidspress, där kandidater väljs mer utifrån tillgänglighet än lämplighet. En strukturerad rekryteringsprocess, även i liten skala, ger bättre förutsättningar att hitta någon som faktiskt passar för uppgiften och för företagets sätt att arbeta.
Svag introduktion och uppföljning
När en verksamhet går från en person till två förändras arbetssättet, ofta utan att det är helt genomtänkt. Många nya arbetsgivare har inga rutiner för introduktion, utan förväntar sig att den nyanställda ska förstå arbetsuppgifterna genom att observera eller fråga sig fram. Det kan fungera i vissa fall, men leder ofta till missförstånd och en längre startsträcka än nödvändigt.
Regelbundna avstämningar under de första veckorna och månaderna gör det lättare att fånga upp frågor och justera förväntningar innan de hinner bli problem. Det ger också arbetsgivaren en möjlighet att själv bli tydligare i sin kommunikation, vilket är en färdighet som ofta behöver utvecklas i takt med att företaget växer.
Otillräcklig dokumentation
Muntliga överenskommelser räcker inte långt när det uppstår oenighet om villkor eller arbetsuppgifter. Ett vanligt misstag är att skriva ett kortfattat anställningsavtal utan att reglera sådant som prövotid, arbetstider, uppsägningsvillkor och eventuell bonus eller övertidsersättning. Ett tydligt avtal skyddar båda parter och minskar risken för konflikter längre fram.
Det är även värt att dokumentera rutiner kring exempelvis lönehantering, semesteransökan och arbetsmiljöfrågor, även om verksamheten är liten. Det underlättar både för den anställda och för eventuella framtida rekryteringar.
Vanliga frågor
Vad är den vanligaste orsaken till att en första anställning inte fungerar?
Otydliga förväntningar på rollen är en av de mest återkommande orsakerna. När arbetsuppgifter och ansvar inte är klart definierade uppstår lätt missförstånd mellan arbetsgivare och medarbetare.
Hur mycket dyrare blir en anställning jämfört med lönen?
Utöver lönen tillkommer bland annat arbetsgivaravgifter, semesterersättning och eventuella försäkringar eller pensionsavsättningar. Den totala kostnaden brukar därför ligga betydligt högre än den avtalade lönen.
Behöver ett litet företag ha kollektivavtal för att anställa?
Det är inte obligatoriskt, men vissa villkor kring exempelvis försäkringar och pension kan ändå behöva regleras separat om kollektivavtal saknas. Det är därför viktigt att undersöka vad som gäller innan anställningen påbörjas.
Hur långt bör ett anställningsavtal vara för en liten verksamhet?
Det finns ingen given längd, men avtalet bör täcka de viktigaste villkoren, som arbetstid, lön, uppsägningstid och eventuell prövotid. Ett kort men tydligt avtal är bättre än ett långt och otydligt.
Är det bättre att anställa på prov innan en fast tjänst erbjuds?
En provanställning kan ge båda parter möjlighet att utvärdera samarbetet innan en mer permanent lösning väljs. Det är dock viktigt att vara tydlig med villkoren redan från start, oavsett anställningsform.
